周年記念式典や表彰式では、オープニング映像、受賞者の紹介、来賓のスライドと、スクリーンに何かを映す場面が何度も出てきます。司会の「それではご覧ください」のあとに画面が映らない、音だけが出ない。そうしたトラブルの原因はたいていPC・ケーブル・変換アダプターのどれかにあり、本番までの準備で潰しておけます。
会場で映像を出す「映像オペレーション」
式典の進行に合わせて、会場のスクリーンにスライドや映像を出す作業を映像オペレーションと呼びます。業界では「V出し（VTR出し）」とも言います。オープニング映像の再生、スライド送り、登壇者のPCへの切り替え、開演前や休憩中の待機画面、カメラで撮った登壇者を大きく映す映像まで、スクリーンに映るものはこの担当の受け持ちです。担当者は映像オペレーターと呼ばれます。
準備のスケジュール（1か月前〜当日）
会場によって申し込みの締め切りが決まっているので、逆算して動きます。
| 時期 | やること | 確認のメモ |
|---|---|---|
| 1か月前 | 会場の映像設備を確かめる（プロジェクター・スクリーンの有無、端子、16:9か4:3か、PCを置く場所、電源、ケーブルの長さ） | りゅーとぴあのように、1か月前〜20日前に会館の担当者と打ち合わせをする会場もあります |
| 3〜2週間前 | 映す素材の一覧を作る。会場の備品やレンタル機材を申し込む | 朱鷺メッセの備品は、開催日の2週間前までの申し込みです |
| 1週間前 | キューシートを作り、司会・音響と共有する。登壇者のPCを使うか、送出用のPCにまとめるかを決める | 登壇者のPCを使う場合は、映像の出力端子（HDMI・USB-Cなど）を聞いておきます |
| 3営業日前 | 素材の締め切り。本番の機材で、すべての素材を最後まで再生する | 音の有無と音量もここで合わせます |
| 前日〜当日 | 設営、接続テスト、リハーサル | 接続を確かめたケーブルは、本番まで抜かずにおきます |
リハーサル全体の進め方は「イベントのリハーサルで確認すべきこと」にまとめています。
素材の作り方と渡し方
上映する素材は、形式をそろえてから渡すと当日の手直しが減ります。
| 項目 | 目安 |
|---|---|
| 画面の比率と大きさ | 16:9、1920×1080 |
| 動画の形式 | MP4（H.264） |
| スライドのフォント | 埋め込むか、PCに標準で入っているものを使う |
| 締め切り | 本番の3営業日前まで |
| 予備のデータ | 同じデータをUSBメモリなど別の場所にも入れておく |
比率をそろえるのは、スクリーンと素材の比率や解像度が合わないと、文字がぼけたり画面の端が切れたりするためです。フォントは、作ったPCにしか入っていないものを使うと、別のPCで開いたときに置き換わることがあります。学会の発表者向けの案内でも、OSに標準で入っているフォントだけを使うよう求め、動画を貼り込んだ発表はPCごとの持ち込みを求めている例があります。
オープニング映像そのものの作り方は「周年記念・式典のオープニング動画の作り方」で書いています。
よくある失敗と防ぎ方
| 失敗 | 主な原因 | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 映らない | PCの外部出力の設定、ケーブルの規格、映像出力に対応していないUSB-C変換、コピーガード（HDCP） | リハーサルで出力設定を確かめ、使い慣れた変換アダプターを使う。コピーガードのかかった素材は事前に相談する |
| 音が出ない・片側しか鳴らない | 音の出力先の違い、ミュート、ケーブルの取り違え | 予備の音声の経路を1系統用意する |
| Windowsで音の出力先が勝手に変わる | HDMIをつなぐと、音声の出力先が自動で切り替わる | つないだあとに設定を戻し、使わない出力はミュートする |
| 文字がぼける・端が切れる | 解像度の不一致、16:9と16:10の違い | 解像度をそろえ、素材は16:9・1920×1080で作る |
| 黒落ち・チラつき | 10mを超えるHDMIケーブル、電源の弱い分配器 | 距離が長いときは光HDMIかSDIで送る。分配器はACアダプターで給電するものにする |
| Macやドック経由で映らない | 変換を挟むことによる相性 | PC本体からHDMIで直接出し、データは1台にまとめる |
| 映像と口の動きがずれる | 映像の処理による遅れ | 音を遅らせて映像に合わせる |
| PCが熱で止まる | 暑い会場 | 冷却台やサーキュレーターを置く |
| 本番中に通知や更新の画面が出る | PCの通知・スリープ・自動更新 | 前日までに設定で止めておく |
機材の備えとしては、送出用のPCを2台にして同じデータを同じ順番で入れておく方法があります。1台が止まっても、もう1台に切り替えれば進行を続けられます。スイッチャーにロゴや待機画面の静止画を登録しておけば、トラブルのときはいったん静止画に切り替えて、落ち着いて本編に戻せます。
トラブルが起きたときに誰が何をするかも決めておきます。見つけた人、映像の一次対応をする人、現場の責任者、最終的に判断する人を分け、確かめる順番を「入力の機器→ケーブル・変換→表示側→代わりの手段→報告」としておくと、その場で迷いません。
キューシートの書き方
キューシートは、映像を出す合図を1行ずつ書いた表です。1行に書くのは次の5つです。
きっかけ → 素材 → 出力先 → 音の有無 → 終わりの処理
| No. | きっかけ | 素材 | 出力先 | 音 | 終わりの処理 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 開式前 | 待機画面（式典名） | 会場 | BGMは音響から | 開式の言葉で黒に |
| 2 | 司会「それではご覧ください」 | オープニング映像 | 会場・配信 | あり | 終わったら式典名の画面へ |
| 3 | 受賞者の名前を読み上げ | 受賞者紹介のスライド | 会場 | なし | 次の名前で次のスライドへ |
| 4 | 来賓の登壇 | 登壇者のカメラ映像 | 会場 | マイクの音 | 降壇したら待機画面へ |
書き漏れやすいのは「終わりの処理」です。映像が終わったあとに何を映すかが決まっていないと、再生ソフトの画面やPCのデスクトップがそのまま映ってしまいます。きっかけは「司会のこの言葉」まで具体的に書くと、司会・音響・映像の三者で合図がそろいます。
アイフィルムでは、開始時刻やマイク、映像のきっかけを書き込める進行表・キューシートのテンプレート（Excel・無料）を公開しています。進行台本との違いは「イベントの進行台本の作り方」をご覧ください。
会場の設備を使う場合と、プロジェクターを手配する場合
会場の設備を使う場合
ホールや会議場には、プロジェクターやスクリーンを備品として貸し出しているところがあります。ただ、機材は借りられても、操作する人は主催者側で用意する会場があります。朱鷺メッセは「原則として、利用料金に設営・操作等の費用は含まれません」としています。
持ち込みのルールが細かい会場もあります。長野県県民文化会館の案内では、PC本体からHDMIで直接出力できるWindows PCをすすめ、変換ケーブルやドック、MacBookは映らない場合があること、テストのあとはケーブルを抜かないこと、データは1台にまとめることを挙げています。ホテルの宴会場なら、宴会担当の方に持ち込み料、電源、搬入の時間、館内のスクリーンを使えるかを先に聞いておきます。
県内の主なホールの設備は「新潟の会場ガイド」にまとめています。
プロジェクターとスクリーンを手配する場合
会場に設備がない場合や、会場の機材では暗い・小さい場合は、レンタルで手配します。会場の広さと人数、照明の明るさでプロジェクターの明るさとスクリーンの大きさが決まります。プロジェクターを客席の後ろに置くとPCからの距離が長くなるので、配線の引き方もこの段階で決めます。
アイフィルムに頼む場合
アイフィルムの会場映像オペレーションは、会場の設備に合わせて次のプランから選べます。
| プラン | 料金（税別） | 向いている場面 |
|---|---|---|
| オペレーターのみ | 40,000円〜 | 会場にプロジェクターとスクリーンがある |
| スタンダード | 80,000円〜 | 式典・講演会・表彰式。スイッチャー（Roland V-8HD）、予備つきの送出用PC2台、登壇者用の確認モニター、タイマー表示つき |
| スクリーンまで一式 | 130,000円〜 | 会場に映像設備がない（100名ほどまで）。プロジェクターとスクリーンの手配、設営・撤収まで |
| 映像＋ライブ配信 | 150,000円〜 | 会場とオンラインの同時開催 |
どのプランも、事前の打ち合わせ、キューシートの作成、素材の再生確認、当日の設営からリハーサル・本番・撤収までを含みます。前日の設営・リハーサルは1名18,000円（税別）で追加できます。オープニング映像や受賞者紹介の映像を制作から任せていただくことも、音響PA（60,000円〜／日・税別）を一緒に頼んでいただくこともできます。
糸魚川本社と新潟支社から、新潟県内の会場に伺います。進行表がまだ固まっていない段階でもご相談ください。
