【実績紹介】新潟市内のホテル講演会でZoom配信｜1時間30分の「超」短時間設営実績紹介

合同会社アイフィルムの小池です。今回は、新潟市内のホテル会場にて開催された**「講演会のZoomウェビナー配信」**における現場業務レポートをお届けします。

ホテルの宴会場で行われる講演会配信は、実は「時間」と「配線」との戦いです。今回は、会場入りから本番までわずか1時間30分というタイトなスケジュールの中、50mの映像ケーブルを引き回し、突発的な機材トラブルを回避して配信を完遂した現場の裏側を共有します。

案件概要（新潟県内ホテル会場｜Zoom講演会配信）

今回のオーダーは、単にZoomを流すだけでなく、「会場のプロジェクター表示」と「Zoom配信画面」を同時に、かつ別々のレイアウトで管理することでした。

担当範囲

限られた人数と時間で、いかに「放送事故」のない環境を作るかが腕の見せ所です。

今回の要となったのは、ビデオスイッチャー**「Roland V-8HD」**です。なぜこの機材を選んだのか？それは「会場」と「配信」で出したい画が違うからです。

これを実現するために、V-8HDの**「Aux（オックス）機能」**を使いました。プロジェクターには資料映像を直通（スルー）させつつ、Zoomにはカメラ映像と資料を合成した映像を送る。この複雑な処理を1台でこなせるのがV-8HDの強みです。

当日の主な機材・配線

広い宴会場では、ステージ（プロジェクター位置）から配信席（オペレーション卓）までかなりの距離があります。今回は約50mの配線が必要でした。

家庭用のHDMIケーブルは、実は5m〜10mを超えると信号が弱まり、映像が映らなくなったり、砂嵐が出たりします。

そこで今回は、長距離でも信号が劣化しない**「光ファイバーHDMIケーブル」**を使用しました。さらに、お客様が足を引っ掛けて映像が止まることがないよう、壁際やカーペットの段差を丁寧に養生（テープ固定）し、物理的な断線リスクを防ぎました。

現場では予期せぬトラブルがつきものです。今回一番ヒヤッとしたのは、**「会場既設のHDMIケーブルが使えなかった」**瞬間です。

当初の予定では、演台にあるPCから会場の壁コンセント（既設HDMI端子）を経由してプロジェクターに映す予定でした。しかし、接続してもプロジェクターが「No Signal」のまま反応しませんでした。おそらく、壁内配線の劣化か、PCとの相性問題（電圧不足）が原因かと思われます。

ここで慌てて原因究明をしている時間はありません（本番まで残り45分）。即座に**「持参していた予備のHDMIケーブル」**を取り出し、既設配線を使わずに直接プロジェクターへ接続するルートに変更しました。

「会場の設備があるから大丈夫」と過信せず、「使えないかもしれない」という前提で自前のケーブルを持ち込んでいたことが、結果的に配信を救いました。もしケーブルを持っていなければ、スライドが映らないまま講演会が始まるところでした。

トラブル対応を含めても、予定通り配信開始の15分前には全システムが安定稼働しました。 Zoom参加者からは「資料の文字もくっきり見えて、音声も聞き取りやすかった」との評価をいただき、会場側でもプロジェクター表示が途切れることはありませんでした。

今回の現場での学びを、備忘録としてまとめます。

「会場HDMI」は信用しない（保険を持つ） 壁の端子や既設ケーブルは、接点不良や断線しているリスクが高いです。必ず「自分の手持ちケーブルだけで完結できる長さ（30m〜50m）」を用意しておくのがプロの鉄則だと再認識しました。
パワポ説明時は「ワイプ」が親切 Zoomなどのウェビナーでは、資料だけが画面に続くと視聴者の集中力が切れてしまいます。V-8HDのPinP機能を使い、資料の横に登壇者の顔をワイプで抜くことで、「誰が話しているか」という温度感を伝えることができます。
設営1時間半は「配線」が勝負 90分のうち、機材の設置は30分、配線と養生に30分、残りの30分を調整とトラブル対応（バッファ）に充てる時間配分が黄金比です。今回はこの「バッファの30分」があったおかげで、HDMIトラブルを冷静に処理できました。